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Implementazione intelligente: 6 strategie critiche di gestione del cambiamento

Un nuovo sistema ERP offre una rara opportunità di trasformare la tua azienda aumentando l'efficienza, abilitando nuove funzionalità e migliorando le prestazioni aziendali. Ma, sebbene una moderna soluzione ERP possa potenziare la tua organizzazione, la sua implementazione è uno dei progetti più complessi e ad alto rischio che tu possa mai intraprendere.

Di tutti i possibili errori che si possono commettere, la gestione delle modifiche mal eseguita (o nessuna) è forse la causa più evitabile dei problemi e del fallimento del progetto. La resistenza al cambiamento, anche il cambiamento positivo, è un comportamento umano normale e previsto - e devono essere fatti piani per minimizzarne l'impatto.
È importante capire che la gestione del cambiamento non è una fase di implementazione discreta. Invece, dovrebbe essere intessuto in tutto il progetto, incorporato nella metodologia e infuso nella cultura del team di progetto.
Con questo in mente, ecco sei strategie di gestione del cambiamento progettate per supportare e consentire un'implementazione ERP di successo:

Sviluppa e condividi la visione
Determina come sarà la tua organizzazione post-implementazione e come verrà eseguita, quindi condividila con la tua organizzazione.
Ogni azienda si aspetta una nuova soluzione ERP per "trasformare" il proprio business. ma cosa significa quello esattamente? Sviluppare lo stato futuro desiderato e quindi comunicarlo a tutta l'organizzazione è il primo passo fondamentale per una gestione del cambiamento di successo.

Spiega la causa del cambiamento
Assicurati che ogni persona a ogni livello della tua azienda capisca perché è fondamentale rifare i processi aziendali principali e implementare una nuova soluzione ERP.
È fondamentale articolare chiaramente le ragioni per il cambiamento all'intera organizzazione. Inoltre, incoraggiamo i clienti e i team di implementazione a comunicare l'ambito del progetto, la strategia di implementazione e il programma di implementazione all'inizio del progetto.

Mobilitare e allineare i leader
Crea un gruppo guida di leader che condividano una visione comune per la trasformazione della tua organizzazione e abbracci i cambiamenti a venire.
Questi top manager devono comprendere e comunicare a fondo i vantaggi del progetto e posizionarlo come un'iniziativa di trasformazione aziendale prioritaria.

Interagisci con i dipendenti e le parti interessate
Analizza l'impatto di ogni cambiamento e comunica spesso con ogni dipendente, team e funzione che sarà interessato.
Una tattica importante quando si tratta di gestione del cambiamento organizzativo è sviluppare ed eseguire un piano di comunicazione dettagliato dei dipendenti. Il tuo piano dovrebbe coprire cosa verrà comunicato, perché, a chi (pubblico), da chi, quando e come. Tutte le comunicazioni dovrebbero includere l'ambito del progetto, gli obiettivi, le tappe fondamentali e i risultati finali, presentare i fattori e gli approcci critici di successo e discutere la transizione alla nuova soluzione.
Inoltre, è di vitale importanza identificare gli stakeholder chiave - influencer - all'interno della tua azienda e determinare la loro comprensione e il livello di supporto per l'iniziativa ERP. Prepara un piano per mantenere e aumentare le loro conoscenze e il supporto durante tutto il progetto.
E, su base continuativa, valuta la prontezza della tua azienda e delle persone al cambiamento. Monitora l'umore, l'entusiasmo, il morale e il livello di supporto dei tuoi dipendenti conducendo controlli a metà dell'implementazione.

Crea la futura organizzazione
Sviluppare e progettare l'organizzazione desiderata e lo stato futuro.
Analizza le condizioni attuali della tua azienda, sedi e dipartimenti in termini di processi, organizzazione e sistemi di persone. E, cosa più importante, prepara un piano di trasformazione. Questo piano dovrebbe dettagliare le azioni, le responsabilità (e un periodo di tempo) per portare la tua organizzazione a un nuovo endpoint.

Definisci nuovi processi utilizzando le migliori pratiche del settore e adattali alle tue esigenze specifiche, se necessario. Valutare la riprogettazione del lavoro e i requisiti di competenza per il nuovo ambiente. E vorrai anche analizzare le implicazioni delle risorse umane come la gestione delle prestazioni, la retribuzione e la classificazione, il reclutamento, l'assunzione e l'inserimento, ecc.

Prepara ed equipaggia la tua forza lavoro
Consenti alle tue persone di prosperare nell'organizzazione trasformata.
Questa fase è più che una semplice formazione dei tuoi lavoratori su una nuova tecnologia: di solito richiede una significativa ridefinizione del lavoro, l'acquisizione di competenze e modifiche alla progettazione organizzativa. Determina le nuove competenze che saranno richieste.

Sforzati di valutare la tua forza lavoro in termini di competenze, abilità, esperienze e capacità e valuta qualsiasi impatto sul personale che verrà fornito con la nuova soluzione ERP. Quindi sviluppare, pianificare e attuare strategie di formazione per colmare le lacune di apprendimento. E, ben prima del go-live, aiuta tutti - utenti finali, leader, membri del team di implementazione, proprietari di processi, clienti e fornitori - a capire chiaramente come saranno influenzati i loro processi e il loro lavoro.

 

Alla base, la chiave per un'efficace gestione del cambiamento è comunicare in modo completo e frequente sul progetto e articolare le ragioni del cambiamento in modo chiaro e coerente. Ed è di fondamentale importanza rafforzare e ribadire questo messaggio per garantire che tutti i livelli della tua organizzazione rimangano concentrati sui vantaggi che verranno con lo stato futuro, e non sulle interruzioni e sui cambiamenti scomodi che derivano dall'implementazione ERP.

 

FONTE: ultraconsultants.com